Sistema de planificación diaria contextual con Microsoft 365

Resumen

Sistema práctico para planificar el día usando Microsoft 365 (To Do, Outlook, Teams, Power Automate, Viva Insights) con enfoque GTD y priorización realista. Incluye flujo de sincronización tasks.xlsx, tablas operativas y buenas prácticas sin relleno.

¿Qué es este sistema?

• Origen único de verdad de tareas personales y de equipo
• Priorización visual (🔴🟡🟢) + Big Rock diario
• Sincronización automática To Do → Excel (tasks.xlsx) vía Power Automate
• Integración con Outlook (correo/calendario) y Teams (menciones y actividad)
• Protección de bloques de foco usando Viva Insights (focus plan)

Arquitectura / Flujo operativo

flowchart LR
    subgraph Input
      Email[Outlook Emails]
      Meetings[Calendar]
      Chats[Teams @mentions]
      Planner[Planner Tasks]
    end
    Email --> ToDo[Microsoft To Do]
    Chats --> ToDo
    Planner --> ToDo
    ToDo <---> PowerAutomate[Power Automate Flow]
    PowerAutomate --> Excel[(tasks.xlsx)]
    Excel --> Reporte[Vista Tablas / Plan Diario]
    Viva[Viva Insights Focus Blocks] --> CalendarSync[Calendario]
    CalendarSync --> Plan
    ToDo --> Plan[Plan Diario]

Componentes clave

Flujo Power Automate (resumen)

Acciones (según JSON del flujo real):

1. Trigger: Recurrence cada 4h
2. GetLists (To Do lists)
3. ForEach listas → List To-Dos
4. Para cada tarea:
5. Get_a_to-do (detalle)
6. Excel List rows present in a table filtrando por IDTarea
7. If existe → Update a row
8. Else → Add a row into a table

Campos críticos que se sincronizan: Lista, IDLista, Tarea (title), Estado, Prioridad (importance), FechaVencimiento, Notas, ReminderDateTime, CreatedDateTime, LastModifiedDateTimeToDo, FlagSyncPendiente.

Beneficios:

• Evita duplicados: Excel refleja estado real
• Permite validar antes de sugerir una tarea (regla No duplicidad)
• Base para auditoría (quién, cuándo, cambios)

Así queda por ahora:

Implementación práctica rápida

El prompt completo lo dejé en otro post a parte para mayor legibilidad: Sistema de Planificación Diaria Contextual con Microsoft 365 Prompt

Ejemplo de salida completo (datos ficticios)

1. 🎯 Foco del Día

2. 🗓️ Agenda y Bloques Temporales

3. 📧 Priorización de Comunicaciones (últimas 24h ficticias)

4. ✅ Tareas Secundarias (máx 3)

5. 📂 Colaboración y Documentos

6. 📝 Tareas Faltantes (validación previa)

🔴 [ALTA] Crear outline inicial Proyecto Orion today
🟡 [MEDIA] Añadir sección colas en naming_guidelines.md today
🟢 [BAJA] Programar revisión informal diagrama retry in 3 days

7. ⏭️ Cierre (plantilla aplicada)

Checklist:

• Marcar tareas completadas en To Do
• Validar no duplicados nuevos
• Bloquear Deep Work mañana
• Confirmar ausencia de 🔴 pendientes

Buenas prácticas operativas

Seguridad y Compliance

• Minimizar datos sensibles en Notas
• Revisar permisos de OneDrive (no compartir tasks.xlsx públicamente)
• Conectores estándar (To Do, Excel Online Business) → cumplimiento base M365
• Auditoría: timestamps CreatedDateTime y LastModifiedDateTimeToDo permiten trazar secuencia

Limitaciones

Extensiones posibles

• Power BI sobre tasks.xlsx (tendencias prioridad)
• Power Automate adicional: mover tareas vencidas a lista "Revisión"
• Integrar con Planner para tareas de equipo críticas
• Script de limpieza de tareas completadas >30 días

Referencias oficiales

• Microsoft To Do API (Graph): https://learn.microsoft.com/en-us/graph/todo-concept-overview
• Integración tareas Outlook / To Do / Planner (comparativa): https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/community/which-task-management-option
• Excel Online (Business) connector: https://learn.microsoft.com/en-us/connectors/excelonlinebusiness/
• Power Automate conexiones: https://learn.microsoft.com/en-us/power-automate/add-manage-connections
• Teams activity / notificaciones buenas prácticas: https://learn.microsoft.com/en-us/graph/teams-activity-feed-notifications-best-practices
• Viva Insights Focus / Book focus time: https://learn.microsoft.com/en-us/viva/insights/personal/briefing/be-focus
• Focus plan / hábitos productividad: https://learn.microsoft.com/en-us/viva/insights/personal/teams/focus
• Planner + Tasks integración en Teams: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/community/which-task-management-option#tasks-by-planner-and-to-do-teams-app

Cierre

Sistema ligero, incremental y auditable. La clave: una sola fuente de verdad, priorización explícita y bloques de foco protegidos. Itera semanalmente: elimina fricción y automatiza validaciones.